Un document important les organisant est indispensable, en particulier lorsqu’il s’agit de documents tels que des pièces justificatives importantes, des déclarations et, bien sûr, des documents personnels, qui doivent être conservés pour toujours. Ainsi, vous savez déjà comment organiser vos documents pour les garder en sécurité à tout moment.
Si vous avez déjà eu besoin de trouver un document important et que vous avez fini par passer des heures à le chercher, sachez que vous n’êtes pas le seul. C’est facile de laisser les papiers s’entasser dans les tiroirs et les placards de la maison, surtout quand on n’a même pas de place précise pour eux, encore moins de critère de rangement.
Cependant, les organiser est essentiel, surtout lorsqu’il s’agit de documents tels que des pièces justificatives importantes , des relevés et, bien sûr, des documents personnels, qui doivent être conservés pour toujours . Alors, savez-vous déjà comment organiser vos documents pour toujours les garder en sécurité ? Apprenez ici!
4 étapes pour organiser les documents de la bonne façon
1. Rassemblez tout ce que vous trouvez
La première étape dans l’organisation de vos documents consiste à rassembler tout ce que vous avez stocké dans la maison, dans des dossiers, des armoires, des sacs et des tiroirs, par exemple.
Rassemblez les certificats, les examens médicaux, les bordereaux, les fiches de paie, les relevés bancaires et tous les autres types de papiers que vous et votre famille avez décidé de conserver, quelle qu’en soit la date ou la raison.
2. Sélectionnez ce qui reste et ce qui part
Lorsque vous avez déjà une perspective de la quantité de papier que vous avez accumulée ces derniers mois, il est temps de faire la première sélection. Pour ce faire, divisez-les en trois piles :
- Documents à conserver et à archiver ;
- Documents que vous devez déléguer à quelqu’un d’autre;
- Documents pouvant être jetés à la poubelle.
C’est le moment de lâcher prise ! Jetez tous les papiers qui ne vous seront plus utiles et ne laissez que ce qui est vraiment important. Pour vous aider, consultez la liste ci-dessous :
Période de conservation des documents
documents communs
Contrats d’assurance : 1 an
Factures de carte de crédit : 1 an
Preuve de paiement du consortium : 2 ans Contrat de
bail : 3 ans Impôt sur le revenu ; IPTU ; IPVA : 5 ans Factures eau, électricité, téléphone, gaz : 5 ans Plan santé : 5 ans Charges de copropriété : 5 ans Paiements logement : 5 ans Frais scolaires : 5 ans
Documents de travail et bancaires
Assurance chômage : 6 mois Bulletin de
paie : 5 ans
Règlement des dettes de cartes et factures impayées : 5 ans
Convention d’indemnisation des heures : 5 ans
Lettre de démission : 5 ans
FGTS : conserver toujours le dernier reçu
Documents personnels
Carte d’identité : permanente
Carnet de vaccination : permanente
CPF : permanente Reçu de
vote : valable jusqu’au prochain vote
Passeport : permanent
INSS viandes : permanente
3. Séparez ce qui reste en catégories
Après avoir jeté les documents inutiles et séparé ceux qui doivent être envoyés à des tiers, il est temps de ranger ceux qui restaient afin de pouvoir les retrouver facilement quand vous en avez besoin ! Pour cela, vous devez les diviser en catégories, en utilisant des dossiers avec des divisions (comme des dossiers en accordéon), des boîtes, des porte-documents ou des dossiers communs.
Certaines des subdivisions les plus courantes pour les documents sont : assurance ; finance; biens (tels que maison/voiture); impôts; dossiers médicaux et vétérinaires. Si vous avez beaucoup de documents, les séparer par année peut également être une bonne idée.
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De plus, si vous vivez avec plusieurs personnes, il est important de conserver un dossier pour chaque personne, d’accord ? Pas de mélange de documents personnels, même s’ils sont mineurs.
4. Digitalize o que puder
La sauvegarde des papiers et documents physiques est très importante, mais en conserver des copies numériques peut aussi être un coup de main ! Après tout, vous pouvez accéder au cloud de n’importe où et à tout moment, ce qui n’est pas le cas avec les documents physiques.
Vous pouvez même remplacer certains documents physiques par leurs versions numérisées, réduisant ainsi la quantité de papier que vous accumulez. Mais attention : cette astuce n’est valable que pour une petite partie des documents, et jamais pour les documents personnels permanents. Alors, n’oubliez pas de vérifier au préalable la validité des versions scannées !
5. Gardez-le organisé
Avec tous les documents organisés, il est maintenant temps de garder l’organisation afin que vous n’ayez pas à répéter le processus constamment. Ainsi, chaque fois qu’un nouveau document arrive, vérifiez où il s’intègre dans votre organisation, assurez-vous que tout est en ordre et conservez vos documents en toute sécurité 🙂
Qu’avez-vous pensé de notre étape par étape pour organiser les documents ? Si vous faites déjà l’une de ces étapes, laissez-les ici dans les commentaires et partagez l’article avec vos amis ! Et si vous avez besoin d’aide pour nettoyer et organiser votre maison , vous pouvez compter sur nous 🙂
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